Pour participer à notre croissance, nous recherchons un(e) Assistante ayant une expérience minimale de 3 ans à un poste équivalent.
Rattaché(e) au Directeur de Service, vous aurez plusieurs actions à effectuer :
Actions quotidiennes
• Gérer les courriers, des mails et des appels téléphoniques,
• Gérer et suivre les agendas et les prises de rendez-vous,
• Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, ...
• Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers
• Classer et archiver les dossiers et la documentation
• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservations de salles,...)
Actions de management
• Rédiger des notes internes et transmission et contrôle des directives du Directeur de Service,
• Coordonner de la circulation d'informations auprès des autres services du groupe
Actions comptable en appui du service compétent
• Participer et suivre la comptabilité du client / fournisseur (Pythagore)
• Participer et suivre les commandes client (suivi des tableaux de bord)
• Préparer les fiches de la facturation sur Pythagore
• Gérer les prestataires (ménage, téléphonie)
• Gérer les stocks fournitures et consommables
Actions RH en appui du service compétent
• Gérer les congés et les demandes d'absences
• Suivre les processus de recrutement (mise à jour et suivi des échéances)
• Suivre les processus de formation (mise à jour et suivi des échéances)
• Suivre les notes de frais (saisie)
Actions commerciale / administrative en appui du service compétent
• Elaborer des propositions commerciales
• Suivre et gérer des organismes tel que les assurances, qualification, attestation de formation, (mise à jour et suivi des échéances)
• Suivre des processus de suivi des affaires : saisie des éléments contractuel (CCAP, offre, planning, sous-traitance..)
De formation Bac+2 type BTS assistant de direction, gestionnaire PME ou équivalent, vous avez au moins 3 ans d'expérience dans un poste similaire, de préférence au sein d'un bureau d'études ou cabinet d'architecte.
Votre parcours vous a conduit à :
• Une bonne connaissance du langage technique du bâtiment ;
• Une maîtrise des outils informatiques ;
• Une aisance relationnelle ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Bonnes qualités rédactionnelles ainsi qu'une bonne maitrise de l'orthographe ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches.
Rémunération selon le profil
Poste basé à Villeneuve la garenne (92)