Assistante Technique

ASSISTANTE ADM

Employeur confidentiel

Rattachée au pôle Appels d’Offres : • Gestion administrative des Appels d’offres (DICT1-DICT2-Certification CEFRI, Habilitation…) • Diverses tâches administratives (archivage)

ASSISTANTE PROJET

Employeur confidentiel

Rattachée au pôle Projet : • Vérifie la qualité des livrables • Gestion des mises à jour des données d’entrée • Gestion de l’ensemble des flux documentaires, Archivage (plateforme technique) • Reporting / tableau de bord dédié à l’audit interne et externe

SECRETAIRE SAP

Employeur confidentiel

Assurer le secrétariat de l’agence : • Pointage du personnel (agence et intérimaire) • Gestion des éléments de paie • Appels d’Offre BTP (DT-DICT)

SECRETAIRE

Employeur confidentiel

Rattachée au pôle ingénierie : • Assure la mise à jour des plans pour établissement de dossier d’ouvrage exécuté sur progiciel Autocad

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE RH

Employeur confidentiel

Rattachée au pôle RH, assure la gestion et le suivi administratif des dossiers du personnel. • Archive et classement (courriers, avenants de contrats). • Contrôle des contrats/factures des intérimaires. • Aide aux tâches administratives (reporting).

SECRETAIRE TECHNIQUE SAP

Employeur confidentiel

Rattachée au pôle Technique, assure la gestion et le suivi administratif de dossiers techniques (projet, mission, démarche qualité ISO 9001...) • Réaliser le planning de l’équipe avec suivi des présences, CP, modulation, RTT et absences • Assurer la conformité des documents qualité de l’agence (contrats, FDS, fiche entreprise, classement, archivage) • Gestion d’équipements (inventaire, caractéristiques, dates d’acquisition) • La gestion des stocks du magasin (génération des commandes) • déconsignation des avis de panne, rapport de fin d’intervention.

SECRETAIRE DE DIRECTION PROGRAMME SAP

Employeur confidentiel

Rattachée au Directeur et son Adjoint, Rôle de coordination et de facilitatrice auprès des partenaires et de l'équipe transverse • Organisation logistique des réunions (réservation des salles, moyen de communication audioconférences, visioconférences, accueil des visiteurs. • Gestion des missions (réservation des billets, hôtel et véhicules, inscriptions aux congrès, demande de visas, suivi des abonnements, notes de frais, liquidation des OM, DRAC) • Accueil téléphonique et accueil des visiteurs (gestion des formalités d’accès au site, des avis de rendez-vous, demande de repas). • Tenue des agendas partagés, traitement du courrier, courriel (réception, tri, rédaction, chrono, indexation, chiffrement). • Mettre en place une arborescence gestion documentaire (numérisation, indexation) liés au programme R4G.

SECRETAIRE TECH

Employeur confidentiel

Rattachée au pôle Projet : • Assiste les auteurs des documents dans leurs livrables • Assurer le respect du référentiel documentaire

ASSISTANTE EN GESTION FNANCIERE ET COMPTABLE CLIENT-FOURNISEURS TRESORERIE SAP

Employeur confidentiel

Gestion financière et comptable des contrats de recherche (CT de collaboration industriel) des unités de recherche en respectant les procédures, les délais et la règlementation applicables. Budget : • Mise en place du budget prévisionnel, suivi budgétaire et gestion des engagements des contrats de recherche France-Europe (vérification des clauses financière et budgétaire, création du contrat dans SAP, facturation de la recette et gestion des justificatifs) • Reporting / tableau de bord Comptable clients/fournisseurs : • Evaluation préventive et systématique de la solvabilité des clients/ Alimenter les bases de données (création et MAJ de compte tiers) • Saisie et codification des factures - lettrage • Imputation d’écritures comptables-analytique • Rapprochement avec les bons de commande • Détection des écarts quantité/prix • Gestion des litiges, des avoirs, des dons • Justification du solde des comptes (circularisation des comptes) • Préparation des pièces pour les clôtures mensuelles Trésorerie : Gestion des campagnes de règlements Encaissements chèques, remises de chèques et rapprochement bancaires des chèques. • Gestion des cotisations sociales, gestion des Titres Restaurant • Traitement des notes de frais et avances sur mission (agents, chercheurs) • Exécution des ordres de paiement (factures, notes de frais et avances sur mission) • Relance niveau 1 • Intervention en support sur fiche d’immobilisation • Actualiser et concevoir des outils d'analyse et de suivi quantitatif et qualitatif. • Archivage

COMPTABLE FOURNISSEURS TRESORERIE SAP

Employeur confidentiel

Assistance aux tâches de comptabilité de la réception au règlement de la facture en conformité avec les processus en interne. • Trésorerie : réceptionner, vérifier et ventiler les factures; préparation des états de paiement dus. • Comptabilité fournisseurs : gérer les factures : saisie, mise au règlement, classement, archivage. Balance Agée, Factor. • Gérer les travaux ponctuels de reporting avec suivi d'indicateurs-litiges, circularisation des comptes. • Gestion RH :(IJSS, IK, intérimaire, prêts du personnel (immobilier, véhicule)

SECRETAIRE

Employeur confidentiel

• Gestion administrative du personnel (élément de paie pour les intérimaires/VRP) • Accueil, standard téléphonique, ventilation du courrier, classement, éditoriaux, facturation, archivage. • Mise à jour des bases commerciales (envoi de brochures, échantillons)

AGENT ADMINISTRATIF

Employeur confidentiel

• Accueil et standard téléphonique, gestion du courrier, classement, archivage. • Traitement des dossiers administratifs des élèves entrants/ sortants (absentéisme, arrêts de maladies, OPCA).

ASSISTANTE ACHAT SAGE

Employeur confidentiel

• Evaluation et sélection des fournisseurs (prospection, Appel d’offres (AO), publipostage) • Traitement des dossiers à l'export transit et douanes (traitement des factures, des connaissements, des certificats d’origine, des crédits documentaires). • Interface logistique fournisseurs/clients, tableaux de bord. • Elaboration de fiches techniques des articles du catalogue (Publisher). • ADV

OPERATRICE DE SAISIE

Employeur confidentiel

Traitement de documents destinés à l’affrètement (LTA).

RECEPTIONNISTE ASSISTANTE A LA DIRECTION

Employeur confidentiel

• Accueil et standard téléphonique, filtrage des appels. • Rédaction de courriers bilingues, propositions commerciales, archivage. • Responsable de l’achat des fournitures de bureau et des outils bureautiques. • Gestion de l'agenda pour la direction générale

MAITRE D’HOTEL/ CHEF DE RANG/ RECEPTIONNISTE

Employeur confidentiel

• Compte d'exploitation d’un club de direction. • Encadrement et gestion du personnel intérimaire et vacataire. • Gestion du planning des occupations, réservation des salles de réunions. • Accueil des clients individuels/groupes. • Négociation avec la Centrale de Réservation (dates, tarifs spécifiques). • Salons - Versailles / Villepinte / Le Bourget

Bac +3

Bac+3-DEES Gestion et Management PME (niveau)

Bac +2

Bac+2-BTS ASSISTANTE DE GESTION PME-PMI