Office Manager - Assistante De Direction

Agent commercial indépendant

Employeur confidentiel

• Démarchage clients • Estimation de bien immobilier • Prise de mandat simple et exclusif • Création du dossier promesse de vente : demande de diagnostic, titre de propriété … • Conseil en dossier de financement via Courtier • Création et envoie de factures

Conjoint Collaborateur

Employeur confidentiel

• Organisation de Rendez-vous Clients • Organisation et réservation des salons • Rapprochement bancaire comptabilité clients et fournisseurs • Relance clients • Rédaction de différents courriers clients • Recherche et Mise en en place d’un nouveau comptable • Recherche et mise en place de dossier TP’UP • Déclaration et validation des bulletins de salaire • Création de plaquettes marketing clients • Création du site internet via agence de communication • Élaboration et mise en place d’un logo via agence de communication • Création Page Entreprise Facebook, Instagram

Office Manager

Employeur confidentiel

Assistanat de Direction • Gestion et Coordination de l’agenda du Président • Organisation des rendez-vous • Filtrage téléphonique et tri des e-mails • Gestion de l’accueil de l’entreprise via une assistante • Réservation et organisation des déplacements • Rédaction des comptes rendus de réunion, courriers, mails • Classement et archivage de documents • Création, envoie et vérification des paiements de factures liées à des missions de conseil Comptabilité • Gestion du budget France • Codification des factures, et envoient au siège comptable • Rapprochement bancaire • Gestion des notes de frais de la société Secrétariat Général • Gestion des demandes d’accord et délégations de pouvoir • Conseil d’entreprise (création, statut, ouverture de compte bancaire, mise à jour des Kbis …) • Participation à l'organisation des instances et des comités de direction France (calendrier, diffusion des ordres du jour, convocations, PV, organisation logistique...) • Gestion juridique via Cabinet d’avocats et CAC (établissement de procès-verbal de gestion, rapport de gestion du président, mise à jour des registres, rapport d’AG…) pour dépôt de compte annuel • Relation avec les administrateurs (ordre du jour, procès-verbal de comité de direction, préparation des documents pour CA) Gestion des services généraux & Achats • Gestion de la flotte automobile et téléphonie fixe et mobile de l’entreprise, ainsi que du matériel informatique • Commande de fournitures bureaux • Négociation des devis et contrats • Gestion des divers travaux. Ressources Humaines • Contrats salariés, DUE, ruptures conventionnelles, bulletins de salaire, couverture santé, congés … • Déclarations sociales via validation du cabinet comptable externe Communication • Gestion de la communication de la société avec un attaché de communication ainsi que des journalistes. • Gestion des médias sociaux • Gestion de projets / Événements • Gestion du déménagement de la Sté, travaux d’aménagement, agencement des bureaux et décoration. • Management de l’Inauguration d’un actif : cocktail, visite des enseignes et négociation d’animation commerciale avec les enseignements

Office Manager

Employeur confidentiel

• Gestion de l’accueil et du standard de la société • Gestion des salles de réunion • Assistanat personnel • Réception et dispatching du courrier dans les différents services • Gestion des prestataires de services • Planification et gestion des déplacements professionnels • Gestion et réservations de taxis, coursiers • Gestion des services généraux • Gestion des notes de frais des salariés • Réception, validation et suivi des factures d’achat • Organisation d’évènements internes et externes • Négociation de contrats commerciaux • Management de l’agencement des locaux

Office Manager Junior / Assistante de Direction

Employeur confidentiel

• Gestion de l’administration du personnel (DUE, absences, congés, tickets restaurants, formations...) • Mise en place de la procédure d’accueil et gestion des nouveaux arrivants • Affiliation et portabilité de contrats de santé et de prévoyance • Planification et suivi des visites médicales des salariés • Préparation des éléments de paie et transmission aux Etats-Unis ainsi qu’au cabinet comptable extérieur • Mise en place de la politique hygiène et sécurité • Gestion de l’accueil du cabinet (Sté extérieure) • Gestion des services Généraux et des Achats (négociation des contrats auprès des différents fournisseurs et prestataires, téléphonie fixe et mobile, hôtels, restaurants, voyages, fournitures de bureau et autres) • Gestion de l’informatique et de la téléphonie : renouvellement de la flotte, optimisation des contrats, résolution de problèmes techniques, configuration des ordinateurs portables et des mobiles en collaboration avec le Help Desk (U.K et Etats-Unis) • Gestion des coûts dans le cadre d’un plan budgétaire • Suivi et déclaration des charges sociales • Gestion des abonnements presse et documentation (souscription, renouvellement) • Reporting mensuel sur les paiements effectués avec le siège social • Réception, suivi des factures de vente et d’achat, en relation avec le siège social aux Etats-Unis, suivi et contrôle des notes de frais et de la refacturation • Organisation d’évènements internes et externes • Participation au processus de recrutement (création de dossiers, organisation des entretiens) • Organisation et gestion de projet dans le cadre d’un déménagement • Tâches d’assistanat : gestion des agendas, organisation des déplacements, traitement de texte, prise de rendez-vous, codification de factures…

Assistante Polyvalente

Employeur confidentiel

• Accueil des clients • Gestion des plis et colis • Gestion administrative quotidienne du service (tri, dispatching et affranchissement du courrier, réception des appels, suivi et mise à jour de la base de contacts, rédaction de courrier divers, organisation de rendez-vous / réunions / formations) • Missions pour les Ressources Humaines (organisation des visites médicales médecine du travail, suivi des dossiers de prise en charge des formations, réponses aux candidatures) • Rédaction et mise en forme de documents sous MS office • Gestion des stocks de fournitures de bureau • Gestion des taxis et coursiers

Bac +2

BTS Assistante de Direction

Bac Pro

BP-BM Esthétique Cosmétique