Assistante

De nature curieuse, dynamique et motivée, je cherche à mettre mes compétences et mon expérience administrative au service de votre entreprise.
Totalement autonome dans mes fonctions, j' apprécie également le travail d'équipe.
Je désire évoluer dans un environnement de travail positif et seconder ma direction dans la gestion administrative interne afin de travailler en totale confiance.

Je recherche un CDI, en Ile de France avec une rémunération entre 2500 et 3000 €, dans le Batiment Second Oeuvre.

03/1990 - 11/2023 : Assistante chez Diverses Entreprises, 78620, ECQUEVILLY
Rattachée aux directeurs, je suis chargée de la gestion administrative et j'assure le relais de premier niveau entre les différents services de la société.
Préparation des réunions de direction et commerciales - rédaction des comptes-rendus et diffusion
Saisie des informations clients liées à l'activité sur notre CRM
Élaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques. Reportings commerciaux
Transfert des dossiers du service commercial au service exploitation
Veille commerciale pour les appels d'offres publics sur les diverses plateformes. Préparation administrative selon le règlement de consultation (DC1, DC2, DC4, Acte d'engagement, etc).
Gestion des avis de contraventions pour l'ensemble de la société
Rapprochements bons de commande fournisseurs/factures
Préparation d’évènements (invitations aux salons, cocktails)
Assurer la traçabilité et la conservation des informations et documents
Gestion administrative du courrier, des mails
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Relation directe avec les clients (bailleurs sociaux, assurances, particuliers)
Partenaire référencé auprès des assurances, je gère le suivi des interventions des techniciens, prise de RDV clients et m'assure de récupérer les règlements et franchises
Attention particulière portée à la planification des tâches et établissement de plannings en collaboration avec le directeur d'agence dans le respect des délais imposés par les donneurs d’ordre
Comptabilité : de la facturation au règlement en passant par la comptabilité de fin de mois et les relances
Commandes fournisseurs
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Interlocutrice entre les différents services (direction, RH, comptabilité, bureau d'étude, service commercial)
Planification et préparation des réunions de travail
Identifier les appels d’offres de marchés publics sur les plateformes
Veille commerciale pour les appels d'offres publics sur les diverses plateformes. Préparation administrative selon le règlement de consultation (DC1, DC2, DC4, Acte d'engagement, etc). Envoi sous format papier.
Mise en forme des devis, envoi aux clients, enregistrement, suivi, classement et archivage.
Déclarations d'intempéries.
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Veille commerciale pour les appels d'offres publics sur les diverses plateformes. Préparation administrative selon le règlement de consultation (DC1, DC2, DC4, Acte d'engagement, etc). Envoi sous format papier.
Saisie et suivi des commandes clients / fournisseurs
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Recueillir les documents émis par le service exploitation et affrètement
Recueillir les documents émis par les conducteurs et relever les kilométrages des chauffeurs
Editer les factures et les expédier aux clients
Aide à l'exploitation, organisation des plannings (rotations)
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Gestion des bons de commandes / factures
Veille commerciale pour les appels d'offres publics sur les diverses plateformes. Préparation administrative selon le règlement de consultation (DC1, DC2, DC4, Acte d'engagement, etc). Envoi sous format papier.
Formation du personnel (CACES, Habilitations amiante...)
Déclaration des intempéries

Windows , Salesforce

Accueil physique et téléphonique (renseigner, conseiller et diriger les différents interlocuteurs).
Prise en charge des demandes clients . Gestion des demandes de devis (envoi, relance et suivi)
Gestion administrative du courrier et des différentes boites mails.
Gestion de l'ensemble des flux administratifs entrants et sortants de l' entreprise (courriers, boites mail, OS, PV, EXE, DC1, DC2, DC4, etc).
Assurer la communication entre les différents services et la diffusion ou la mise à disposition des documents, puis les classer et archiver.
Gestion des agendas et organisation des déplacements.
Hiérarchisation et gestion des priorités
Respect des objectifs et délais
Satisfaction client
Application rigoureuse des procédures de l'entreprise ainsi que du règlement intérieur
Autonomie
Discrétion

Permis A

Voyages et lecture.