Assistante de projet

Assistante de Direction

Employeur confidentiel

Vie de l’Agence – Veiller à la bonne tenue des locaux (accueil, salles de réunion, propreté). Organiser les événements internes et externes (réunions, ateliers, salons comme le SIBCA). Gestion quotidienne – Accueil des visiteurs et gestion du standard téléphonique, gestion des boîtes mails génériques, suivi des prestataires, achats de fournitures. Support opérationnel – Accueil et intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des déplacements et réservations, mise à jour des documents administratifs, respect des procédures RGPD, collaboration avec l’infogérant pour le suivi des logiciels métiers.

Assistante de 2 Directions de projets

Employeur confidentiel

Contribution à la gestion des opérations : organisation réunions, suivi des temps par opération, constitution des documents relatifs au projet (états, rapports). Gestion des documents – administrative et financière, achats marchés des projets. Assistance de direction – constitution et mise à jour des bases d’informations, documents administratifs, assistance au responsable de projets dans la gestion administrative du volet technique du projet (courriers, réceptions de travaux, bordereaux de suivi des déchets, déclarations obligatoires, gestion administrative des concessionnaires, collecte des DOE, dossiers de remise en gestion, dossiers de demande de permis de construire). Rédaction des bons de commande et ordre de services, suivi des tableaux de bord, commandes et marchés.

Assistante de direction

Employeur confidentiel

Toutes les tâches administratives du service (gestion des devis-factures, gestion basique du personnel en lien avec le service comptable, virement des salaires). Préparations et diffusion de notes internes, courriers, mailing, présentations diverses, procédures. Gestion administrative du personnel : suivi des congés et des absences. Traitement des pré-enregistrements des chèques reçus. Création et suivi des ordres de : bons de commandes, bons à payer, factures, suivi de budgets. Suivi des dossiers, accueil téléphonique, traitement de l’information (collecte, classement et mise à jour), organisation des déplacements professionnels.

Chargée d'affaires

Employeur confidentiel

Gestion des approvisionnements en lien avec le Responsable Achat et Moyens Généraux de l'agence. Organisation des chantiers (planification des tâches, suivi des temps, mise à jour des carnets de bord, préparation des dossiers d'exécution, gestion de l'outillage individuel et commun, suivi des travaux, suivi des autorisations).

Assistante de direction - Gestion des sites

Employeur confidentiel

Tenue d'agendas, gestion d'emails, courrier, téléphone, rédaction de compte-rendu et suivi des actions. Vérification des attestations et des qualifications des entreprises. Saisie et gestion des budgets, des marchés, bons de commande, autorisations administratives, situations financières, appels de fonds. Montage des dossiers, suivi travaux, livraisons des opérations, suivi des dossiers de faisabilité, gestion des contrats des intervenants, rédaction de pièces écrites, constitution et gestion des dossiers d'appel d'offres, classement et archivage.

Assistante de direction - facturation/chantiers

Employeur confidentiel

Préparation et diffusion des dossiers de consultation des entreprises (DCE), suivi des offres, préparation des marchés de travaux, règlement des fournisseurs et suivi de la trésorerie, agrément des sous-traitants, suivi des attestations d'avancement de travaux et des appels de fonds.

Gestion de plans / documentaliste / Tour First

Employeur confidentiel

Préparation et diffusion des plans, gestion des contrats des intervenants des opérations en coordination avec le Responsable du projet, gestion des situations de travaux des entreprises, décomptes définitifs et factures, autorisations d'entrées & sorties, mise à jour documentaire.

Assistante d’Architectes

Employeur confidentiel

Maîtrise des appels d'offres publics & privés. Préparation et diffusion des dossiers de consultation des entreprises (DCE), suivi des offres, préparation des marchés de travaux, règlement des fournisseurs et suivi de la trésorerie, agrément des sous-traitants, suivi des factures et situations, suivi des avancées travaux en relation avec le Directeur travaux et l'architecte.

Assistante commerciale (anglais – allemand – espagnol)

Employeur confidentiel

Gestion administrative du siège et interface avec les services supports, gestion administrative de l'équipe terrain, gestion des notes de frais et factures, préparation des dossiers (édition, tri et vérification du ROI mensuel), suivi des objectifs et édition des statistiques, compilation de fichiers de commandes, gestion du fichier clients, circulation de l'information commerciale, construction et mise à jour de documents de support pour le siège et le terrain.

Assistante Projet Exécution

Employeur confidentiel

Suivi du projet : gestion des documents (classement, archivage, diffusion, visas, statuts) avec l'outil GED, élaboration du DOE, relance des sous-traitants, élaboration du circuit de validation (workflow) des documents, suivi de la facturation sous-traitants et clients, pré-vérification des factures, saisie des demandes d'achat du projet dans SAP, suivi et mise à jour des organigrammes du projet, application des procédures qualité.

Assistante Droits Étrangers / Foreign Rights Assistant

Employeur confidentiel

Émission, facturation, archivage des contrats de cession et de coédition, mise à jour du guide des droits et des tableaux de suivi, suivi de l’activité et de l’exécution des contrats, gestion des royalties, relances, émission de lettres-accords, suivi éditorial et commercial, suivi des commandes, présentation des programmes, suivi des réimpressions, suivi des paiements fournisseurs et édition des virements.

Assistante Architecte

Employeur confidentiel

Assistance à l'architecte, suivi administratif et technique des projets, gestion documentaire, coordination avec les équipes internes et externes.

Assistante Promotion

Employeur confidentiel

En étroite collaboration avec tous les services – rédaction, dispatching, suivi des opérations, préparation et diffusion des notes internes, courriers, mailing.

Assistante d'Agence - Maîtrise d'ouvrage

Employeur confidentiel

Secrétariat et assistanat, appels d'offres publics et privés (recherche, dépôt, réalisation des dossiers), réalisation des réponses aux appels d’offres (offre, prix, planning, références), rédaction des devis, gestion des dossiers et mise en forme, suivi des contrats, facturation.

Bac +2

BTS de secrétariat

Bac

Baccalauréat