Assistante Polyvalente

Je recherche tout type de contrat, sur toute la région Ile de France, dans l'Administration et Juridique.

1993 : BEP
-BEP ADMINISTRATION COMMERCIAL ET COMPTABLE

2015 - à ce jour : Document Controller chez Suez International
Projet GLINA II : EXTENSION DE L'USINE DE TRAITEMENT DES EAUX USÉES ET CONSTRUCTION DE L'USINE D'INCINÉRATION (Roumanie)
o Lead Doc Control, référente
 Mise en place et rédaction des procédures
 Mise en place des Workflows
 Gestion de la numérotation des documents Ingénierie / Fournisseurs / Partenaire et SousTraitants
 Formations des équipes sur les outils de Gestion (Rueil & Bucarest)
 Gestion des traductions
 Enregistrement et suivi des plans et documents sur la GED
 Gestion des Commentaires Client
 Gestion des demandes de clarifications du Partenaire et Sous-Traitants
 Mise en place des échanges avec les sous-traitants / fournisseurs et Partenaire (Sharepoint)
 Gestions des commentaires sur la documentation fournisseurs
 Mise à jour de l’EDL
 Assistance aux fournisseurs et aux spécialistes au respect et à la bonne exécution de la procédure de la constitution des dossiers
 Mise en place des alertes et relances sur la dérive du Planning
 Mise à jour des dates prévisionnelles de soumission
 Emission de rapports (Avancement de la documentation)
 Garantie de la Qualité des documents
 Assistance aux Fournisseurs pour l’utilisation des portails du Webserver
 Préparation des sommaires et dossiers Fournisseurs (format électronique & Papier)
 Préparation des dossiers de fin d’affaire
Projet BARKA IWP : EPC Desalination plant
 Gestion des tableaux récapitulatifs de la documentation pour la partie Ingénierie / Fournisseurs et Sous-Traitants
 Gestion de la numérotation des documents pour toutes les parties
 Enregistrement et suivi des plans et documents sur la GED
 Gestion des Commentaires Client avec tenu d’un suivi relatif à l’Exhibit C du Contrat
 Formation des nouveaux arrivants sur l’affaire à l’utilisation de la GED
 Retour des commentaires aux fournisseurs pour prise en comptes des remarques et mise à jour
 Création de coquilles vides dans la GED pour toutes les parties
 Import en masse de documents dans la GED
 Assistance aux fournisseurs et aux spécialistes au respect et à la bonne exécution de la procédure de la constitution des dossiers
 Relance des parties externes et internes
 Emission de rapports (Avancement de la documentation)
 Garantie de la Qualité des documents
 Assistance aux Fournisseurs pour l’utilisation des portails du Webserver
 Préparation des sommaires et dossiers Fournisseurs (format électronique & Papier)
 Préparation des dossiers de fin d’affaire
Projet MIRFA : EPC Water & Power Project / (Client final : ADWEA & ENGIE)
o Référente sur le Projet, Encadrement de 3 Document Controller
 Mise en place de la procédure de gestion documentaire
 Mise en place de la codification des documents
 Gestion du tableau de suivi documentaires (Client & Fournisseurs)
 Répartition des tâches quotidiennes avec mes collaborateurs
 Coordination & suivi de l’avancement
 Formation des nouveaux arrivants sur l’affaire à l’utilisation de la GED
 Enregistrement des plans et documents sur la GED
 Retour des commentaires aux fournisseurs pour prise en comptes des remarques et mise à jour
 Envoi des plans et documents approuvés vers le Client
 Aide aux fournisseurs et aux spécialistes au respect et à la bonne exécution de la procédure de la constitution des dossiers
 Saisie dans SAP des réquisitions pour commande
 Préparation des sommaires et dossiers Fournisseurs (format électronique & Papier)
 Préparation des dossiers de fin d’affaire

05/2013 - 2013 : Document Controller chez Entrepose Contracting
 Enregistrement et diffusion des plans et documents aux spécialistes
 Retour des commentaires aux fournisseurs pour prise en comptes des remarques et mise à jour
 Envoi des plans et documents approuvés vers le Client
 Aide aux fournisseurs et aux spécialistes au respect et à la bonne exécution de la procédure de la constitution des dossiers constructeurs (Sommaire, documentation, cd/dvd)

03/2013 - 2013 : Déléguée Commerciale chez Total
Vente de la carte carburant GR au GME et TPE des départements 45 et 68
 Argumenter les nouveaux prospects afin de les transformer en clients
 Conseiller les clients
 Atteindre les objectifs fixés

2013 - 2014 : Gérante d’une boutique de décoration chez Cosy
 Achats et négociations auprès des fournisseurs
 Prospection de nouveaux fournisseurs
 Prospection de partenariats
 Gestion des stocks et réassort
 Comptabilité
 Vente aux particuliers

1996 - 2012 : Assistante R&D/Administration des Ventes/Document Controller / Assistante de projet chez Litwin
2012
- Assistante R&D :
 Brainstorming sur des sujets donnés
 Etat de l’art
 Veille documentaire
 Mise en place des indicateurs
 Gestion des heures
 Participation au montage des dossiers de financement
2011 - 2012
- Administration des Ventes :
o Responsable de la cellule ADV
 Vérification, validation et enregistrement des commandes
 Mise en place d’un échéancier pour chaque client
 Facturations
 Relances
 Gestion des litiges
1996 - 2011
- Document Controller / Assistante de projet :
o Gestion documentaire des plans et documents d’un projet / Gestion Administrative du Projet
- Assistante Projet :
 Encadrement de l’équipe projet (gestion des agendas, organisation des réunions,
demande informatique, gestion des heures etc)
 Ecriture et mise en place des procédures en lien avec le contrat (Classement, archivage,
numérotation des courriers)
 Mise en place des chronos pour les courriers et mail
 Conception et suivi des dossiers d’appels d’offres
 Conception des dossiers de fin d’affaire
 Création des formes et standards avec logo
 Gestion de la bibliothèque technique
 Gestion des archives
 Rapport mensuel

Anglais (Oral : courant / Ecrit : avancé), Italien (Oral : courant / Ecrit : expérimenté)

Pack Office, Lotus Notes, ProjectWise, Sap

ASSISTANAT
- Utiliser d'outils bureautique traitement texte, tableur..)
- Mettre en place des procédures
- Assurer la gestion et le suivi administratif de dossiers
technique
- Méthodes de classement et d'archivage
- Veille documentaire
- Dispositif d'assurance Qualité
- Coordonner les différents services
- Interface avec les spécialistes
- Constituer des dossiers de fin d'affaires
- Innovation Crédit impôt recherche (Brainstorming, Etat de l'art, Indicateur R&D)

MANAGERIALES
- Accompagner
- Encadrer une équipe
- Capacité à motiver
- Conduire une réunion
- Partager ses expériences

GESTION DOCUMENTAIRE
- Utiliser un ERP
- Mettre en place des procédures
- Gérer et suivre la liste des livrables
- Diffuser les plans et documents
- Respecter les délais
- Relancer
- Constituer des Dossiers Constructeurs

ADMINSTRATION DES VENTES
- Utiliser des logiciels de gestion comptable
- Etablir des factures
- Répondre aux demandes d'information des clients
- Gérer le système de facturation
- Superviser les dossiers de financement
- Relancer les impayés
- Gérer les litiges, réclamations et contentieux

Permis B

Sport, lecture, cinéma, musique