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Rattachée au Secrétariat de Direction, vous assurez un rôle administratif polyvalent et participez au suivi des marchés, des dossiers travaux, de la sous-traitance, des commandes et de la facturation.

À ce titre, vous serez amené(e) à :

- Assurer le suivi administratif des marchés publics et privés : pièces administratives, notifications, bons de commande, ordres de service, avenants et documents contractuels.
- Assurer le suivi administratif des dossiers travaux en lien avec les Chargés d'Affaires, Conducteurs de Travaux et services internes.
- Préparer, établir et assurer le suivi des contrats et avenants de sous-traitance.
- Préparer et suivre les demandes d'acceptation et d'agrément des conditions de paiement des sous-traitants (DC4) dans le cadre des marchés publics.
- Constituer et contrôler les dossiers administratifs des sous-traitants avant leur intervention : Kbis, attestations URSSAF et fiscales, assurances RC professionnelle et décennale, qualifications, RIB et documents réglementaires.
- Veiller à la validité et au renouvellement des pièces administratives pendant toute la durée des contrats.
- Assurer le suivi des agréments des sous-traitants auprès des maîtres d'ouvrage.
- Suivre les montants sous-traités, les avenants et les modifications contractuelles.
- Assurer le suivi administratif des situations et factures des sous-traitants, y compris les éléments liés au paiement direct lorsque le marché le prévoit.
- Tenir à jour les tableaux de suivi des sous-traitants et des contrats et assurer le classement et l'archivage des documents contractuels.
- Alerter les responsables concernés en cas de pièce manquante ou expirée, de non-conformité administrative ou de dépassement du montant contractuel.
- Contrôler la conformité et la validité des documents administratifs des sous-traitants : assurances, attestations sociales et fiscales, qualifications et documents réglementaires.
- Assurer la gestion administrative des commandes clients et fournisseurs, des devis, bons de commande et factures.
- Participer au suivi de la facturation, des situations de travaux, des avoirs, des règlements et des relances administratives.
- Mettre à jour les tableaux de bord, bases de données, dossiers marchés et informations enregistrées dans l'ERP.
- Gérer les courriers, appels téléphoniques, demandes administratives, classement et archivage des dossiers.

Formation Bac à Bac 2 en gestion, administration, assistanat ou domaine équivalent.
Expérience significative sur un poste d'assistanat administratif polyvalent, idéalement au sein d'une entreprise du bâtiment.

- CONNAISSANCE DES MARCHÉS PUBLICS ET EXPÉRIENCE DANS LE SECTEUR DU BÂTIMENT OBLIGATOIRES.
-MAÎTRISE DES CONTRATS DE SOUS-TRAITANCE ET DE LEUR SUIVI ADMINISTRATIF OBLIGATOIRE.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Excel) ; la connaissance d'un ERP BTP, notamment OPTIM BTP, est appréciée.
- Bonne connaissance des documents administratifs liés aux marchés et aux opérations de travaux.
- Excellentes qualités rédactionnelles, sens de l'organisation et gestion des priorités.
- Rigueur, autonomie, discrétion et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Excellent relationnel et aptitude à travailler avec les équipes travaux, les clients, les fournisseurs et les sous-traitants.
- Esprit d'équipe.

Évolution possible : Oui
Qualités recherchées : SENS DE L'ORGANISATION, RIGUEUR, DISCRETION
Niveau de formation : Bac
Expérience : Vous avez impérativement au moins 5 ans d'expérience
Expérience dans le secteur : BATIMENT

Contrat : CDI
Tickets restaurant
Mutuelle santé
Prime ponctuelle

Localisation : Villepinte

En tant que Conducteur de travaux, vous serez chargé de superviser l'ensemble des activités techniques liées à l'installation, la maintenance et le suivi des systèmes de sécurité (alarme, vidéosurveillance, contrôle d'accès, etc.). Vous jouerez un rôle clé dans la planification, la gestion et la coordination des équipes techniques, ainsi que dans l'amélioration continue des process d'installation. 

 1. Supervision des installations techniques : 

·         Contrôle de la qualité des installations réalisées par les équipes internes et les sous-traitants. 

·         Validation des pré visites de chantiers pour évaluer les besoins techniques et logistiques. 

·         Organisation et suivi des installations de systèmes de sécurité conformément aux spécifications techniques et aux normes de sécurité en vigueur. 

·         Vérification des équipements installés (conformité, fonctionnement, maintenance) avant livraison finale au client. 

2. Pré visites et préparation des chantiers : 

·         Réalisation des pré visites de chantiers pour évaluer les conditions d'installation, les risques et les besoins spécifiques. 

·         Planification des ressources matérielles et humaines nécessaires à chaque projet. 

·         Coordination avec le service commercial pour ajuster les besoins techniques avec les attentes des clients. 

3. Management des équipes techniques (salariés et sous-traitants) : 

·         Encadrement et animation des équipes de techniciens internes et des sous-traitants. 

·         Assistance à la coordination des plannings des équipes pour garantir le respect des délais et des normes de qualité. 

·         Suivi des performances des équipes et mise en place de plans d'amélioration si nécessaire. 

·         Garantir le respect des normes de sécurité sur les chantiers et effectuer régulièrement des contrôles de qualité, en organisant des visites chantiers.

4. Formation des techniciens : 

·         Organisation de sessions de formation initiale et continue pour les techniciens (internes et externes) sur les systèmes de sécurité et les procédures d'installation. Accompagnement terrain jusqu'à parfaite autonomie des techniciens. Tous les techniciens doivent être formés afin d'être autonomes en vidéosurveillance simple et complexe, en anti-intrusion filaire et radio ainsi qu'en contrôle d'accès. 

·         Développement des compétences techniques des équipes en fonction des nouvelles technologies et des réglementations en vigueur. 

·         Mise en place de processus d'accompagnement et de tutorat pour les nouveaux collaborateurs. Participation aux processus d'embauche. Veille à l'application des processus.

·         Accompagnement des techniciens dans la mise en service des équipements auprès des clients.  

5. Suivi des sous-traitants : 

·         Sélection et validation des sous-traitants pour les projets d'installation. 

·         Veille à la conformité des sous-traitants avec les critères de qualité, de sécurité et de réglementation. 

·         Évaluation des performances des sous-traitants et gestion des relations contractuelles. 

6. Gestion des projets techniques Grands comptes : 

·         Planification, suivi et reporting des projets techniques en cours. 

·         Mise en place d'indicateurs de suivi de la performance des installations. 

·         Résolution des problèmes techniques en collaboration avec les équipes et les clients. 

7. Remplacement du technicien hotline : 

Le Responsable Technique sera également chargé de remplacer le Technicien Hotline en cas d'absence ou de congés.

Formation : BAC 2 min. BTS électrotechnique

Expérience : 5 ans d'expériences dont min 3 sur le terrain et 2 en management d'équipe de techniciens

Compétences : connaissances des systèmes de vidéosurveillance, alarme anti-intrusion, contrôle d'accès ; prise d'initiatives autonomie.

Savoir-être : autonomie, curiosité, leadership

Permis / habilitations : CACES et habilitations électriques

Contrat : CDI
Rémunération : entre 34 et 37K€ annuel sur 12 mois

Avantages : tickets restaurants pris en charge à 60% (valeur faciale 9.60€), mutuelle individuelle prise en charge à 100%, véhicule de service (badge télépéage et carte essence).

Localisation : Le Pecq (78)