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Rattachée au Secrétariat de Direction, vous assurez un rôle administratif polyvalent et participez au suivi des marchés, des dossiers travaux, de la sous-traitance, des commandes et de la facturation.

À ce titre, vous serez amené(e) à :

- Assurer le suivi administratif des marchés publics et privés : pièces administratives, notifications, bons de commande, ordres de service, avenants et documents contractuels.
- Assurer le suivi administratif des dossiers travaux en lien avec les Chargés d'Affaires, Conducteurs de Travaux et services internes.
- Préparer, établir et assurer le suivi des contrats et avenants de sous-traitance.
- Préparer et suivre les demandes d'acceptation et d'agrément des conditions de paiement des sous-traitants (DC4) dans le cadre des marchés publics.
- Constituer et contrôler les dossiers administratifs des sous-traitants avant leur intervention : Kbis, attestations URSSAF et fiscales, assurances RC professionnelle et décennale, qualifications, RIB et documents réglementaires.
- Veiller à la validité et au renouvellement des pièces administratives pendant toute la durée des contrats.
- Assurer le suivi des agréments des sous-traitants auprès des maîtres d'ouvrage.
- Suivre les montants sous-traités, les avenants et les modifications contractuelles.
- Assurer le suivi administratif des situations et factures des sous-traitants, y compris les éléments liés au paiement direct lorsque le marché le prévoit.
- Tenir à jour les tableaux de suivi des sous-traitants et des contrats et assurer le classement et l'archivage des documents contractuels.
- Alerter les responsables concernés en cas de pièce manquante ou expirée, de non-conformité administrative ou de dépassement du montant contractuel.
- Contrôler la conformité et la validité des documents administratifs des sous-traitants : assurances, attestations sociales et fiscales, qualifications et documents réglementaires.
- Assurer la gestion administrative des commandes clients et fournisseurs, des devis, bons de commande et factures.
- Participer au suivi de la facturation, des situations de travaux, des avoirs, des règlements et des relances administratives.
- Mettre à jour les tableaux de bord, bases de données, dossiers marchés et informations enregistrées dans l'ERP.
- Gérer les courriers, appels téléphoniques, demandes administratives, classement et archivage des dossiers.

Formation Bac à Bac 2 en gestion, administration, assistanat ou domaine équivalent.
Expérience significative sur un poste d'assistanat administratif polyvalent, idéalement au sein d'une entreprise du bâtiment.

- CONNAISSANCE DES MARCHÉS PUBLICS ET EXPÉRIENCE DANS LE SECTEUR DU BÂTIMENT OBLIGATOIRES.
-MAÎTRISE DES CONTRATS DE SOUS-TRAITANCE ET DE LEUR SUIVI ADMINISTRATIF OBLIGATOIRE.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Excel) ; la connaissance d'un ERP BTP, notamment OPTIM BTP, est appréciée.
- Bonne connaissance des documents administratifs liés aux marchés et aux opérations de travaux.
- Excellentes qualités rédactionnelles, sens de l'organisation et gestion des priorités.
- Rigueur, autonomie, discrétion et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Excellent relationnel et aptitude à travailler avec les équipes travaux, les clients, les fournisseurs et les sous-traitants.
- Esprit d'équipe.

Évolution possible : Oui
Qualités recherchées : SENS DE L'ORGANISATION, RIGUEUR, DISCRETION
Niveau de formation : Bac
Expérience : Vous avez impérativement au moins 5 ans d'expérience
Expérience dans le secteur : BATIMENT

Contrat : CDI
Tickets restaurant
Mutuelle santé
Prime ponctuelle

Localisation : Villepinte

Votre mission sera de piloter les affaires avec la maitrise complète du processus de réalisation des opérations, depuis la planification des moyens, l'encadrement des équipes, jusqu'à la livraison du chantier dans le respect des règles QSE.
Directement rattaché(e) au Directeur d'agence, vous porterez la responsabilité contractuelle, financière, technique et managériale des affaires.

Dans ce cadre, vos missions principales sont :
Sur le plan commercial :
- Assurer le suivi complet des affaires issues du portefeuille existant tout en assurant leur gestion et leur pérennisation
- Développer des nouvelles affaires et les réaliser en autonomie.
- Entretenir une relation de proximité et de confiance avec le client et les différents intervenants, et anticiper leurs besoins
- Prendre en compte les exigences clients au travers des cahiers des charges et des études
- Répondre à des Appels d'Offres de marchés publics et privés en liaison avec le Responsable d'activité et la direction ainsi qu'avec les différents acteurs de l'entreprise
Sur le plan technique :
- A partir du besoin client, rechercher et proposer des solutions techniques en lien avec le bureau d'études tout en optimisant l'offre et les méthodes de réalisation
- Analyser la faisabilité des travaux et la cohérence par rapport au projet de l'entreprise
- Etablir une offre compétitive (chiffrage, études) ;
- Coordonner les affaires : préparer et organiser en relation directe avec les chefs de chantier en définissant les moyens matériels et humains nécessaires,
- Garantir la bonne réalisation des chantiers, ainsi que de la fidélisation des clients.
- Manager une équipe interne de 5-10 collaborateurs (chefs de chantier, chefs d'équipes, électriciens...) et vous serez responsable de l'animation de vos équipes.
- Superviser l'état de la planification, l'avancement et la qualité des travaux, ainsi que la garantie de la tenue des engagements.
- Représenter l'entreprise auprès du maitre d'ouvrage et du maitre d'oeuvre.
- Réaliser un reporting régulier de votre activité.
- Gérer les litiges éventuels et les réclamations clients et apporter les solutions nécessaires
- Assurer le suivi de la sous-traitance de vos contrats.
- Veiller à l'application des normes contractuelles et réglementaires, et notamment en termes de qualité, sécurité, hygiène et impact sur l'environnement.
- Participer à la diffusion du message Sécurité de l'entreprise et faire respecter les règles de sécurité en veillant aux moyens individuels et collectifs ;
- Mener des audits sécurité sur les chantiers au moyen de visites de sécurité.
Sur le plan financier :
- Etablir les budgets d'affaires et déterminer les objectifs associés ;
- Garantir l'établissement et le suivi financier des chantiers (objectif chantier, suivi de l'avancement, restitution mensuelle lors du contrôle budgétaire), de l'optimisation des coûts et des moyens, du respect des délais et de la rentabilité des affaires.
- Contrôler et valider d'une manière hebdomadaire l'organisation et la gestion des chantiers suivies par les chefs de chantier.

Conditions du poste :
Déplacements à prévoir sur les départements 19 et 46 : un véhicule de service dédié sera à votre disposition pour réaliser vos déplacements.

Ce poste vous est accessible si :
- Vous cumulez une expérience significative d'au minimum 5 ans en tant que conducteur de travaux confirmé spécialisé en Electricité et vous souhaitez donner une nouvelle dimension à votre carrière.
- Vous êtes titulaire du permis B
- La maîtrise des outils bureautiques (Pack Office notamment) est indispensable ;
- Animé(e) par le relationnel client et le management d'équipe, vous êtes reconnu(e) pour vos capacités d'analyse budgétaire et vision d'ensemble de votre activité.
- Savoir-être indispensables à la réussite des missions proposées :
Capacité d'adaptabilité, réactivité.
Autonomie et sens des responsabilités
Esprit de service / relationnel client et sens du travail en équipe
Capacité d'analyse et sens de l'organisation
Sens de l'écoute et de la communication (client / équipe)
Force de proposition et à la recherche constante de solutions d'amélioration

Contrat : CDI
Salaire : 40000 € / an
Localisation : Saint-Pantaléon-de-Larche

Avantages :
- Ticket repas
- Mutuelle
- Comité d'entreprise
- Participation
- Intéressement