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VOTRE POSITIONNEMENT
Rattachée directement à la Direction, vous travaillez en binôme permanent avec une seconde Assistante de Direction, plus particulièrement référente Direction / Exploitation.

Chaque Assistante dispose de son domaine de référence, mais le fonctionnement repose sur une information partagée et une interchangeabilité permanente, afin de garantir la continuité du service.
Les dossiers, tableaux de bord, échéances et informations importantes sont partagés et mis à jour au fil de l'eau.
Chacune doit pouvoir reprendre les dossiers de l'autre en cas d'absence, congés, surcharge ou urgence.
Aucun dossier stratégique ne doit dépendre exclusivement d'une seule personne.

VOTRE ROLE
Vous n'avez pas vocation à réaliser seule l'ensemble des éléments techniques et financiers composant les offres.
Votre fonction consiste principalement à :
ANTICIPER → ORGANISER → PLANIFIER → COORDONNER → RELANCER → CONTRôLER → DÉPOSER → SUIVRE
Vous êtes référente des Appels d'Offres / Consultations, tout en participant au fonctionnement collectif et polyvalent du Secrétariat de Direction.

VOS MISSIONS
Référente administrative des Appels d'Offres / Consultations, vous assurez le pilotage et la sécurisation du processus, depuis la détection d'une consultation jusqu'au dépôt de l'offre et au suivi de son attribution.

Vous serez notamment chargée de :
• Assurer la veille des marchés publics et identifier les consultations correspondant aux activités de l'entreprise.
• Présenter les consultations à la Direction pour décision GO / NO GO.
• Organiser l'ouverture des dossiers AO et identifier toutes les échéances : dépôt, visite, questions, négociation, etc.
• Lire et analyser les Règlements de Consultation (RC) et identifier les exigences particulières.
• Établir et tenir à jour les check-lists de suivi.
• Constituer et maintenir à jour les dossiers administratifs de candidature.
• Coordonner la récupération des éléments auprès des Chargés d'Affaires, Conducteurs de Travaux et différents intervenants.
• Suivre la préparation des mémoires techniques, CRT, cadres de réponse, organigrammes, CV, références, plannings, fiches techniques et annexes.
• Suivre la récupération des éléments financiers : AE, DPGF, BPU, DQE.
• Assurer les relances internes et identifier immédiatement les pièces manquantes, retards ou points bloquants.
• Centraliser les questions/réponses avec les acheteurs et surveiller les éventuelles modifications des DCE.
• Effectuer le contrôle administratif complet des offres avant dépôt.
• Préparer et réaliser les dépôts électroniques sur les plateformes de marchés publics et archiver les accusés de réception.
• Suivre les demandes de précisions, négociations et pièces complémentaires.
• Suivre les résultats : attribution, rejet ou classement sans suite.
• En cas d'attribution, constituer le dossier de passation à l'Exploitation.
• Maintenir à jour les pièces administratives de l'entreprise, qualifications, références, certificats de capacité et documents récurrents de candidature.

LE TRAVAIL EN BINOME
Le partage de l'information constitue une exigence essentielle du poste.
Un point régulier entre les deux Assistantes permet de partager :
Urgences - Consultations en cours - Visites - Pièces manquantes - Validations - Dépôts - Échéances - Relances - Points bloquants.

CE QUE L'UNE SAIT, L'AUTRE DOIT LE SAVOIR.
Vous devez être capable d'assurer la continuité des dossiers de votre collègue et, réciproquement, elle doit pouvoir reprendre immédiatement vos dossiers AO.

• Formation Bac 2 minimum en assistanat de direction, gestion ou administration.
• Expérience significative en assistanat de direction et/ou appels d'offres, idéalement dans une entreprise du bâtiment.
• CONNAISSANCE DES MARCHÉS PUBLICS OBLIGATOIRE.
• EXPÉRIENCE DANS LE SECTEUR DU BÂTIMENT REQUISE.
• Maîtrise de la constitution des dossiers de candidature et d'offre.
• Capacité à lire et analyser un RC.
• Connaissance des documents : AE, CCAP, CCTP, DPGF, BPU, DQE, DC1, DC2, DC4.
• Maîtrise des plateformes de dématérialisation.
• Excellente maîtrise de Word et Excel.
• Très bonnes qualités rédactionnelles.
• Rigueur, autonomie, réactivité et sens de l'anticipation.
• Capacité à gérer plusieurs consultations simultanément et à respecter des échéances impératives.
• Goût du travail en binôme, du partage de l'information et de la polyvalence.
• Excellent relationnel, discrétion et confidentialité.

Statut : Cadre
Expérience : Vous avez impérativement une expérience de 10 ans
Connaissance : une véritable expertise

NOUS VOUS PROPOSONS
• Un CDI à temps plein.
• Une rémunération attractive selon votre expérience.
• Une entreprise familiale reconnue pour son savoir-faire.
• Un environnement de travail dynamique.
• Une fonction centrale en lien direct avec la Direction et les équipes opérationnelles.
• Une organisation en binôme favorisant l'entraide, la continuité de service et le partage des compétences.
• Une grande autonomie dans votre domaine de référence, associée à un véritable fonctionnement collectif.
• Un poste stratégique au coeur du développement de l'entreprise.

Rejoindre la SAS FONBONNE, c'est intégrer une entreprise où la rigueur, l'anticipation, la réactivité, le partage de l'information et l'esprit d'équipe sont essentiels.

REJOIGNEZ-NOUS ET DEVENEZ UN MAILLON ESSENTIEL DE NOTRE ORGANISATION

Au sein d'une équipe de techniciens, vous intervenez auprès de clients particuliers résidentiels, ensembles tertiaires et industriels.

Nous réalisons aussi bien de la climatisation de confort que des systèmes de froid de process ou dits industriel (pas de froid alimentaire).

Nos clients sont des particuliers comme des entreprises, majoritairement localisés dans le 44, quelques excursions très ponctuelles sont possibles.

Nous mettons à disposition l'ensemble des moyens nécessaires (fourgon aménagé équipé, matériel, communication, solidarité) à la bonne exécution de vos missions :

• Installation, maintenance et dépannage sur des systèmes de climatisation, pompe à chaleur et froid industriel.

• Diversité des installations - Variété des chantiers - Sourire du client (très important)

• Un profil avec 5 ans d'expérience pour Chantier et Entretien et pouvant évoluer vers le dépannage.

• Un profil expérimenté pour principalement du dépannage sur les marques classiques de climatisation Daikin, Toshiba, Mitsu.

Si vous maîtrisez l'enthalpie, savez diagnostiquer une panne aussi bien d'origine fluidique qu'électrique, que les régulations des machines ne vous réservent que peu de secret, forcément c'est beaucoup mieux.

A minima, une habilitation à la manipulation des fluides frigorigènes, et une première expérience sur des clim, VRV et autres PAC est un bon point de départ.

Une aptitude à faire des chantiers, donc de la soudure sous azote entre autre, sans avoir le vertige et en respectant les consignes de sécurité est franchement bien.

CACES, Habilitation électrique, etc.

Au-delà des compétences techniques, nous recherchons des qualités professionnelles et humaines :

• Savoir vivre indispensable, nous sommes une équipe, chacun son tempérament et c'est dans cette diversité que l'on trouve des soutiens.

• Précision, nous sommes méticuleux (pas trop dans le rangement si j'en crois l'atelier...)

• Ponctualité, pour ne pas énerver tout le monde.

• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie à défaut enthalpie

• Faire preuve de rigueur, de précision et de transparence (échange d'informations oblige)

• Avoir le sens du service client en considérant qu'une information juste et de loin préférable à de la palabre...

Contrat : CDI

Rémunération selon expérience et compétences

• Complétée des primes

• Enrichie d'une cagnotte sur un dispositif de Comité d'Entreprise

• Renforcée d'une mutuelle Pro BTP

• Plus un Plan d'Epargne Entreprise (sur lequel nous abondons)

• Vous disposez de votre fourgon pour les trajets domicile / travail,

• L'entreprise est ouverte toute l'année, donc en s'organisant vous n'êtes pas obligatoirement en vacances en Aout,

• Et le patron s'il a toujours plein d'exigences, est surtout préoccupé par la qualité des prestations et le Sourire du Client.